Copropriétaires, l’organisation de l'assemblée générale
La signature de la feuille de présence
La feuille de présence comporte :
- des personnes présentes physiquement à l’AG (copropriétaires, mandataires),
- des copropriétaires ayant voté par correspondance ;
- des personnes (copropriétaires, mandataires) participant à l’AG par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.
Elle est établie par le syndic et doit être signée par chacune des personnes présentes physiquement au début de l’AG.
Que doit comporter la feuille de présence ?
le nom, le domicile et les tantièmes de chaque copropriétaire. Elle doit être signée par tous les présents à l’AG. Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom ; les mandats sont joints à la feuille de présence. Le président de séance la vérifie et veille à la régularité des votes.
À défaut d’établissement de la feuille de présence, l’AG est nulle.
La désignation du président de séance et des scrutateurs
En début de réunion, les copropriétaires désignent le président de séance et le cas échéant, un ou plusieurs scrutateurs. Cette désignation est faite à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés. En principe, le syndic est secrétaire de séance, mais l’assemblée générale peut en décider autrement.
Le vote des copropriétaires
Les copropriétaires se prononcent sur les points inscrits à l’ordre du jour par un vote, le plus souvent à main levée. Ils peuvent voter « POUR » ou « CONTRE » ou s’abstenir.
Chaque copropriétaire a un nombre de voix qui correspond à ses tantièmes c’est-à-dire à sa quote-part de parties communes. Toutefois, lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
Pour que la résolution soit adoptée, elle doit recueillir une majorité (simple, absolue, double ou unanimité) en fonction de l’objet du vote. Il n’est pas possible de voter sur des points qui ne seraient pas inscrits à l’ordre du jour, mais rien n’empêche les copropriétaires d’examiner, sans qu’une décision soit prise, les questions non inscrites.
Lorsque les copropriétaires se prononcent sur la réalisation de travaux sur les parties communes ou sur des équipements communs à la copropriété, la rémunération du syndic doit être décidée en même temps.
À la fin de la réunion, le président lève la séance et le procès-verbal est signé par le syndic, le président et les éventuels scrutateurs.
Le procès-verbal (PV) de l’AG
Que comporte le PV d’AG ?
Le PV comporte le résultat de chacun des votes, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour. Il doit indiquer le nom des copropriétaires opposants, abstentionnistes ou défaillants et leur nombre de voix. Si un ou plusieurs copropriétaires opposants font des réserves sur la régularité des délibérations, le procès-verbal en fait état.
Qui signe le PV d’AG ?
Le PV est signé par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs, immédiatement ou dans le délai de 8 jours.
Comment et à qui le PV d’AG est-il adressé ?
À l’issue de l’AG, le syndic notifie les décisions de l’AG à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants
Ce PV est accompagné de la reproduction de l’alinéa 2 de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.
Cette notification est faite par lettre recommandée avec avis de réception ou électronique (si validé) et doit intervenir dans le mois qui suit la tenue de l’AG.
En général, le syndic adresse également le PV par lettre simple à tous les autres copropriétaires.
Comment contester une décision de l’AG ?
Les copropriétaires qui se sont opposé aux votes de l’AG et les copropriétaires défaillants, peuvent agir en contestation des décisions de l’AG dans un délai de deux mois à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ou le lendemain du jour de la réception de la télécopie par le destinataire.
En l’absence de toute notification, le délai de contestation est de dix ans à compter de la tenue de l’assemblée.
L’action en contestation est introduite par le dépôt d’une assignation devant le tribunal judiciaire du lieu de la situation de l’immeuble.
Les décisions prises par l’AG doivent également être affichées dans les parties communes lorsque ces décisions ont des conséquences sur les conditions d’occupation de l’immeuble ou sur les charges (par exemple des travaux de ravalement qui rendent temporairement inaccessible un jardin collectif ou des coupures d’eau à l’occasion de travaux sur les canalisations). Il est également possible d’être informé par un document déposé dans la boite-au-lettre ou par tout autre moyen habituellement utilisé dans la copropriété.
Cette information est assurée par le syndic auprès de tous les occupants de la copropriété (bailleurs, locataires, propriétaires occupants, …) dans les trois mois après la tenue de chaque assemblée générale.